Despesa, gasto e custo: você sabe qual a diferença?

Para que um negócio seja bem-sucedido, é importante o acompanhamento de perto de todos os setores, mas, com certeza, o financeiro precisa de atenção especial! Realizar uma supervisão eficiente sobre os gastos da empresa é fundamental para compreender tudo o que sai do caixa da companhia. E, para que a gestão financeira seja feita de forma correta, é preciso conhecer bem as diferenças entre alguns termos. 

Despesa, gasto e custo, por exemplo, são tipos de desembolso de caixa que possuem conceitos distintos, e que pouca gente sabe diferenciá-los. E, é de suma importância entender a diferença de cada um deles, para saber onde alocar cada tipo de desembolso e, assim, analisar corretamente a saúde financeira de um negócio.

O que são os gastos?

Vamos iniciar pela definição de gastos, que é um conceito mais amplo. Todos os bens e serviços adquiridos por uma empresa são considerados gastos em algum momento de sua existência. Isso significa que, qualquer saída de caixa é considerada gasto antes de ser classificada em custos, despesas, investimento ou perda. 

No entanto, vale ressaltar que, para fins de contabilidade, só irá permanecer como gasto toda a quantia despendida pela empresa para suprir um evento inesperado ou financiar algo fora do normal. Como o gasto é considerado imprevisível e não pode ser repassado para o cliente no preço do produto, isso significa que ele será um prejuízo. Alguns exemplos de gastos são:

• Troca de equipamentos com defeito;

• Assistência técnica;

• Pagamento de empréstimos.

Custos e despesas: qual a diferença?

Partindo da definição de custos, eles tratam-se dos gastos da empresa com o produto final e estão ligados à aquisição ou à produção de mercadorias. Entre os exemplos de custos estão matéria-prima, mão de obra, gastos gerais de fabricação, embalagens, depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza para fábrica e viagens ligadas à empresa.

Já a definição de despesa engloba todos os gastos relativos à administração da empresa, como as áreas comercial, de marketing, de desenvolvimento de produtos e financeira. Ou seja, são os desembolsos necessários para manter a estrutura funcionando, porém, não contribuem diretamente para a geração de novos itens que serão comercializados. Entre os exemplos estão as contas de água, luz e internet; aluguel do prédio; materiais de escritório; e gastos com estrutura e lanche fornecido para os funcionários.

Como é possível observar, são valores essenciais, mas que não estão diretamente ligados aos produtos. Mas, sempre que houver dúvidas em relação ao conceito de custos e despesas, lembre que todos os gastos que afetam a produção ou a atividade do objetivo social da empresa são custos. Já as despesas impactam diretamente a sua administração e não a produção.

Classificação de custos e despesas: fixos ou variáveis?

Dentro das definições desses dois conceitos, ainda existem outros detalhes que precisam ser observados. Os custos e as despesas também podem ser classificados em fixos ou variáveis.

• Custos fixos e variáveis:

Os custos fixos não variam em relação ao volume produzido. Eles serão cobrados mensalmente independente de a empresa ter dinheiro suficiente no caixa ou não. São exemplos disso o aluguel do espaço fabril e o gasto com pagamento de mão-de-obra.

Já os custos variáveis variam de acordo com o volume produzido. Por exemplo, o que se gasta com matéria-prima e embalagens. Quanto mais se produz, mais se gasta.

• Despesas fixas, variáveis e operacionais

Seguindo a lógica dos custos, as despesas fixas não variam de acordo com as vendas e distribuição, sendo, em sua maioria, despesas administrativas, como conta de água, por exemplo. Entretanto, as despesas variáveis são aquelas influenciadas pelas vendas. Como exemplos, podemos citar comissões pagas a vendedores ou brindes dados a funcionários como forma de premiá-los por metas ou resultados atingidos.

Por fim, as despesas operacionais são aquelas necessárias à atividade da empresa e a sua manutenção. Alguns exemplos são os gastos com marketing e propaganda, com transporte para visitar clientes e ainda os administrativos, como impostos, benefícios aos funcionários e contabilidade.

A importância da classificação correta de gastos, custos e despesas

Diferenciar gastos, custos e despesas é importante não apenas para esclarecimento do seu significado, mas principalmente porque é por meio da definição clara desses termos que é possível definir o preço de venda do produto ou da prestação de serviço. Além disso, a diferenciação desses termos traz ao gestor a informação de onde os valores estão concentrados, auxiliando na tomada de decisão e na evidenciação das demonstrações contábeis. Com a precisão nas contas do dia a dia, sua empresa terá, assim, um orçamento completo e eficiente.

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