Compartilhe:

Gestão do Tempo: para onde vai sua produtividade todos os dias?

É comum muitos profissionais reclamarem do cansaço e do estresse que é causado pelo excesso de trabalho, além das dificuldades que possuem em realizar suas atividades diárias. Contudo, é bem provável que poucos analisem a forma como é feita a gestão do seu tempo.

Entre uma olhadinha nos e-mails, ligações no telefone e interrupções de colegas, muitas horas de produtividade acabam sendo desperdiçadas. Como, então, extrair o máximo de desempenho como líder? E como passar o senso de urgência para seus colaboradores?

O que é gestão do tempo?

Gestão do tempo significa planejar o que deve ser feito e mensurar quanto tempo será dedicado à cada atividade planejada. Parece simples, certo? Contudo, sua execução acaba sendo mais complexa, especialmente no ambiente de trabalho, onde as rotinas estão mais dinâmicas e há cada dia mais demandas a serem entregues.

O primeiro passo para realizar a gestão do tempo é ter um conhecimento prévio de quanto tempo cada atividade demanda. Ou seja, é preciso saber quanto tempo você precisa para fazer uma análise de um relatório, por exemplo, quanto tempo de sono precisa para ser mais produtivo, ou quando tempo é necessário para se preparar para uma reunião importante. Ao ser honesto respondendo essas perguntas, é possível planejar o dia com mais exatidão, evitando incluir tarefas que não poderá cumprir.

Outro ponto importante na gestão do tempo é saber definir o que é prioridade ou não. Afinal, como gestor, você não quer viver apenas focado nas tarefas urgentes e apagando incêndios, certo? Uma boa gestão traz como benefícios poucos riscos.

Qual a importância da gestão do tempo?

Embora seja mais comum falarmos de gestão do tempo envolvendo o ambiente de trabalho, ela é uma habilidade fundamental em todos os âmbitos da vida, incluindo a rotina pessoal. Quando você administra melhor o tempo, aumenta o seu rendimento, o que consequentemente, contribui para a melhora do seu bem-estar. No ambiente de trabalho, os benefícios podem ser observados no clima organizacional, nas metas alcançadas e nos resultados da empresa.

Como fazer uma boa gestão do tempo?

Acompanhe algumas dicas sobre como gerenciar sua rotina:

1.    Planejamento

Sem um planejamento adequado você corre o risco de abraçar mais demandas do que realmente conseguirá executar. Quando você se planeja, tem mais chances de aumentar a produtividade e, consequentemente, de alcançar os resultados esperados.

Para um bom planejamento, reúna todas as atividades e liste-as em um papel ou em uma planilha, de forma que fique fácil de visualizar e classificar elas. Use cores e símbolos para ir sinalizando as tarefas, sejam as concluídas, as em espera ou as atrasadas.

2.    Definição de metas

Fundamentais para que a motivação seja mantida em alta, as metas contribuem para manter o foco no trabalho e, quando são atingidas, promovem uma sensação de dever cumprido. Contudo, sempre é válido lembrar que as metas precisam ser factíveis, pois metas inatingíveis acabam tendo o efeito contrário e desmotivam.

3.    Definição de prazos

É impossível vivermos sem datas ou horários para cumprir, por mais que esse assunto possa lhe causar dores de cabeça. É preciso não subestimar a duração das atividades e, para isso, você pode cronometrar as mais habituais no começo para ter uma noção do quanto irá demorar nas próximas vezes. Já para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é basear-se em incumbências semelhantes às que já foram executadas e pensar no prazo mais adequado.

Um ponto importante na definição de prazos é a margem de segurança. Esse tempo extra pode ser essencial para resolver algum pequeno problema de última hora, por exemplo. Além disso, caso você acabe antes do previsto, pode aproveitar a iniciar a próxima demanda um pouquinho antes.

4.    Agendamentos

Anote os seus compromissos! Seja numa agenda de papel ou em agendas digitais, como o Google Agenda, que permitem, inclusive, criar alertas que o ajudarão a lembrar de cada demanda a ser feita. Afinal, não dá para confiar 100% na nossa memória, certo?

5.    Priorize as tarefas

O segredo para fazermos tudo que queremos e que devemos é priorizar e aprender a dizer “não” quando estamos atribulados demais. Para isso, a dica é classificar as demandas por ordem de importância e de urgência, começando pelas mais importantes e mais urgentes para, em seguida, continuar com as restantes. E, se possível, ainda delegue as últimas da sua lista, pois você pode atribuir diversas atividades para sua equipe. Inclusive, esse é um hábito que precisa ser adotado! Peço apoio sempre que houver necessidade.

6.    Fuja da procrastinação

Que atire a primeira pedra quem nunca deixou para amanhã o que poderia ter sido feito hoje! A procrastinação acaba pegando todo mundo em algum momento, mas o problema é que isso se torna comum e rotineiro. Para evitar, tome alguns cuidados como evitar distrações, entre elas redes sociais, televisão e mensagens no celular. Além disso, crie pequenas recompensas para as demandas cumpridas, como forma de se bonificar por manter o foco e a concentração.

7.    Organize as pausas

As pausas durante a rotina são importantes! Elas ajudam a recuperar a criatividade e a disposição. Por isso, mantenha o foco e a concentração o máximo de tempo que puder, mas sem forçar demais, e quando sentir que está estagnado em uma demanda, pare, tome água e caminhe um pouco. Tal atitude ajuda a arejar a mente e recuperar a energia.