Como saber priorizar tarefas quando tudo parece importante?

Se você é como a maioria dos profissionais, geralmente começa a trabalhar com a intenção de ser o mais produtivo possível, certo?! No entanto, no decorrer do dia, você se depara com inúmeras solicitações urgentes e vê a sua lista de tarefas crescer cada vez mais. Com isso, o trabalho que você se comprometeu a realizar mais cedo, parece ficar de lado.

Se isso lhe soa familiar, saiba que, infelizmente, é uma situação muito comum no ambiente corporativo. Muitos profissionais não dispõem de um processo para priorizar tarefas no trabalho e sempre sentem que estão correndo atrás do tempo perdido. Inclusive, há casos que podem acontecer de perder prazos importantes e ter uma preocupação constante de manter o trabalho em dia ou de não perder a concentração. 

Mas já está na hora de dar um basta nessa situação! É possível ficar um passo à frente dessas situações e estar sempre em dia com os prazos por meio de alguns métodos úteis para definir prioridades e gerenciar a carga de trabalho. Ao tomar medidas para priorizar o trabalho, é possível assumir uma atitude proativa em vez de reativa. Dessa forma, os profissionais aumentam a sua produtividade, cumpriram os prazos e gerenciam melhor o seu tempo no trabalho. 

Por que e como priorizar tarefas é tão importante para seu negócio?

Em um cenário em que diversos fatores brigam pela atenção, não é raro encontrar profissionais imersos em um cronograma extenso e apertado. Quanto mais recursos, maiores são as responsabilidades diante deles — e a eficiência tende a ser a primeira prejudicada.

Com a meta de manter a produtividade e acelerar as entregas, é importante que os líderes encontrem formas coerentes de priorizar as atividades, organizando tarefas e melhorando a capacidade de resolver problemas. Do contrário, é provável que existam desvios prejudiciais à performance, comprometendo os resultados individuais e afetando a companhia como um todo.

Neste contexto, que é tão variável quanto desafiador, a relevância das prioridades ganha tons marcantes. Para o gestor, a organização do cronograma representa uma oportunidade de dominar os estímulos e, mais do que isso, de fazê-los trabalhar a favor do alto desempenho. 

Quais são as etapas para priorizar tarefas de forma eficiente?

As prioridades são, como o próprio nome sugere, as pendências mais urgentes e essenciais. Ou seja, são as tarefas com alto nível de urgência ou com grande potencial de disrupção que devem ser tratadas com mais atenção e rapidez. Para isso, é possível criar formas de estabelecer e fixar prioridades, mantendo-se fiel a elas durante o expediente. 

1. Listar todas as tarefas 

Cada uma das tarefas do negócio deve ser descrita de forma clara, evidenciando qual seu objetivo, área relacionada, recursos demandados para sua execução, tempo necessário para sua conclusão, dentre outras informações.

2. Avaliar o prazo de entrega de cada tarefa

Na sequência, é preciso considerar quanto tempo cada tarefa leva para ser concluída. O modelo timesheet pode ser utilizado nesse momento, afinal de contas, quanto mais complexa e relacionada ao diferencial do negócio, maior será a dedicação de horas trabalhadas para sua conclusão.

Nessa etapa, fica claro que a prioridade não está relacionada somente à ordem com que as tarefas devem ser feitas, mas sim quais são mais importantes para o resultado. Com isso, o tempo dedicado para cada uma delas pode variar.

3. Definir os critérios de prioridade 

As tarefas podem ser classificadas de diferentes maneiras, por exemplo:

• mandatórias — que vão definir os rumos das tarefas seguintes;

• dependentes — que podem ser influenciadas por fatores externos, internos, legislações, contratos etc.;

• relacionadas ao diferencial do negócio, demandando mais tempo para a execução;

• complexidade da tarefa — exigindo mais tempo e profissionais especializados;

• importância financeira — na medida em que alguns contratos e clientes representam um percentual econômico maior nas finanças do negócio;

• status — já que alguns contratos podem ser mais importantes para a imagem do negócio e, por isso, podem ter prioridades e fluxos de trabalho especiais;

• urgência — uma vez que algumas tarefas precisam ser feitas dentro de um período ou perdem a validade, como é o caso de uma campanha nas mídias sociais para aproveitar alguma hashtag e tema que esteja em alta.

Portanto, cada negócio deve mapear quais são suas prioridades e, a partir delas, classificar suas tarefas.

4. Fazer uma organização visual 

Depois de determinar os critérios e classificar as prioridades, é importante fazer com que o modelo seja aplicado e seguido pela equipe. Para isso, organizar as tarefas visualmente por cores e fluxos de trabalho é essencial.

Tais estudos podem ser utilizados para fundamentar regras em sistemas de gestão e para o treinamento dos colaboradores envolvidos nos processos, Afinal, um dos objetivos de criar prioridades é para que o fluxo de trabalho transcorra sem a necessidade da intervenção da gestão. 

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