5 ferramentas para a gestão de equipes externas

O sucesso de uma empresa está diretamente ligado à produtividade dos colaboradores, certo?! Portanto, manter o time totalmente engajado com a política e a missão da companhia é essencial para o alcance dos objetivos. No entanto, quando a equipe executa suas atividades longe da sede física é fundamental traçar estratégias para a gestão dela. 

O gerenciamento da equipe que trabalha externamente requer maior atenção das lideranças. É preciso abrir-se à oportunidade de optar por processos diferentes, para que exista uma eficiência constante na rotina. Nesse momento, a tecnologia é a maior aliada!

Quais os desafios da gestão de equipes externas?

Um dos principais desafios dos gestores que lidam com um time externo é acompanhar a rotina de trabalho de cada colaborador. Enquanto que no escritório é possível ver com os próprios olhos o que está acontecendo, o time externo realiza suas responsabilidades longe do alcance físico. Em virtude disso, é comum que possam acontecer falhas no processo de orientação de demandas, já que nem sempre há a possibilidade de verificar o erro em tempo real e intervir com uma solução imediata. 

Outra dificuldade é a comunicação entre os times externo e interno. Se não for desenvolvido um canal apropriado para discussão, as informações importantes podem se perder em conversas de whatsapp. O resultado disso acaba sendo a inconsistência na execução das atividades e a quebra de combinações que não ficaram claras. No entanto, vale lembrar que é possível lidar com essas ameaças se valendo de práticas simples, que ajudam o trabalho dos times externos.

Use a tecnologia a serviço da gestão

Com as diferentes tecnologias disponíveis, realizar a gestão de tarefas das equipes externas ficou muito mais fácil. Com ela, a conexão e a interação entre os profissionais torna-se mais assertiva, deixando o trabalho mais dinâmico e, em consequência disso, os resultados mais fáceis de serem alcançados e mensurados. Confira algumas dicas de ferramentas e softwares que comprovam essa realidade:

1. Agendas virtuais

A agenda virtual tem sido cada vez mais utilizada, não só no ambiente profissional, mas na gestão dos compromissos e tarefas pessoais também. Para os trabalhadores externos, essa ferramenta facilita a integração com outras equipes. Além disso, ela pode ser vinculada a outros softwares, por exemplo, de controle de tarefas e e-mails. Isso permite que se tenha a visão dos principais compromissos, reuniões e tarefas a serem feitas.

2. Controle de ponto digital

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT toda empresa com mais de 20 colaboradores deve controlar a jornada dos mesmos. No entanto, conforme o artigo 62 da CLT, a organização não é obrigada a fazer esse controle se houver uma incompatibilidade com a fixação dos horários. Além disso, a publicação da Portaria 373 do Ministério do Trabalho permite que as empresas façam a gestão da jornada utilizando softwares de controle de pontos alternativos. 

Então, com um aplicativo de controle de ponto digital, instalado no smartphone ou tablet do colaborador externo, é possível registrar o horário de onde o mesmo estiver. Para as empresas, realizar o controle de jornada com essa tecnologia, além de entregar dados e relatórios que dizem muito sobre a produtividade das equipes externas, resguarda a companhia juridicamente, evitando processos trabalhistas.

3. Software de CRM

Os sistemas de CRM – Customer Relationship Management ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente, são plataformas que reúnem informações sobre clientes e o histórico de relacionamento com eles, além de permitir a visualização do funil de vendas em tempo real. Dessa forma, no contexto da gestão de equipes externas, esse software permite o acompanhamento mais próximo sobre as atividades e os resultados de cada profissional, sem precisar acioná-lo toda vez que precisar de alguma informação.

4. Aplicativos de comunicação

A comunicação rápida e transparente é requisito básico para as empresas, e quando se trata de equipes externas, isso é essencial. Comunicar-se à distância atualmente não é um problema, visto que há inúmeras possibilidades e alternativas disponíveis no mercado, que permitem trocas de mensagens, chamadas de vídeo e envio de documentos. Dessa forma, a empresa pode usar um software já disponível ou desenvolver um que reúna outras funcionalidades. O importante é estabelecer regras e condutas para manutenção da comunicação.

5. Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem, atualmente disponibilizado de forma gratuita por muitas marcas, é um dos principais aliados na gestão de equipes externas. Ele permite salvar arquivos, documentos e imagens sem que o colaborador esteja presencialmente na empresa. Com acesso remoto e espaço em nuvem, é possível trocar, por exemplo, documentos autenticados e notas fiscais, que podem ser escaneados pelo próprio celular.

A gestão de equipes externa também deve ser humanizada!

Para ter colaboradores externos engajados, é importante também acompanhar algumas dicas voltadas para a humanização e valorização da equipe. Além de ter o controle e as informações nas mãos para saber exatamente o tempo que gastam para concluir um serviço ou como estão cumprindo sua jornada de trabalho, é importante envolver os colaboradores nas demandas. Dessa forma:

• mais do que informar o início do uso de uma ferramenta, explique para  que ela serve, qual seu propósito e quais serão seus benefícios;

• organize encontros periódicos para reforçar o dinamismo do trabalho e também apresentar resultados, como metas cumpridas e também dados e relatórios que são fornecidos pelas ferramentas;

• mantenha uma comunicação constante com as equipes externas e esteja sempre à disposição para tirar dúvidas;

• planeje campanhas de engajamento e fortalecimento da comunicação interna e da conexão com esses colaboradores;

• abra espaço para que esses colaboradores opinem e deem feedbacks sobre o trabalho que exercem e sugestões de melhorias para a gestão de tarefas.

  
  

  E agora, queremos saber, você usa algumas dessas ferramentas para o gerenciamento da sua equipe externa? Tem alguma outra ferramenta para compartilhar? Aproveite e conheça nosso MBA em Liderança e Gestão Estratégica de Pessoas, que foi desenhado para atender à demanda do mercado por um curso de especialização que contemple tanto a formação em gestão de pessoas quanto o desenvolvimento de soft skills. CLIQUE AQUI e saiba mais.