Por quanto tempo você deve guardar documentos da empresa? Entenda os diferentes casos!

A gestão financeira exige muita organização por parte dos seus gestores, para que quaisquer riscos sejam minimizados. No entanto, diante de tantos documentos, que vão desde contratos até notas fiscais e recibos, surge a dúvida: por quanto tempo é preciso guardar os documentos da empresa? 

A resposta não é simples e depende de uma série de fatores. Há diferentes tipos de documentos que precisam ser guardados, assim como o tempo recomendado para cada um deles pode variar. 

Há documentos que podem ser guardados por apenas um ano, enquanto outros precisam estar à disposição por mais de 20 anos. Inclusive, há uma lei que regulamenta o tempo de cada tipo de documento, visto que alguns deles são essenciais para que a empresa esteja em conformidade com as leis tributárias e trabalhistas. Mais do que isso, alguns documentos também são necessários para a declaração de impostos. 

Qual a importância de guardar os comprovantes?

As empresas, de maneira geral, possuem muitas notas fiscais, recibos e cupons, que podem gerar confusão entre os colaboradores. Inclusive, não é raro o caso de alguém da equipe decidir por “se livrar” daquele acúmulo de materiais. No entanto, é preciso ter cuidado!

Alguns documentos são essenciais para comprovar a realização de serviços e/ou a compra de determinados produtos, que podem ser usados para um futuro reembolso, ou conferências de prestação de contas da área financeira. 

Há muitos registros que são imprescindíveis para estar de acordo com as normas, visto que todos os documentos de alguma forma têm o seu valor. Entretanto, a falta de alguns pode trazer problemas com a lei e até processos, por exemplo.

Por fim, quando não há comprovantes e documentos armazenados, a empresa  pode ter problemas relacionados com a Receita Federal ou se prejudicar diante de uma possível fiscalização. Tais situações podem resultar em multas e custos para a organização. 

Por quanto tempo você deve guardar um comprovante?

Como podemos observar, é importante guardar alguns comprovantes de pagamento para que a empresa possa ficar despreocupada. Entretanto, o tempo muda de acordo com o tipo de registro, confira abaixo:

• imposto de renda: 5 anos;

• água, luz e telefone: 5 anos;

• IPTU, IPVA e similares: 5 anos;

• aluguel e taxas de condomínio: 3 anos;

• faturas de cartão: 1 ano;

• multas: 2 anos; 

• INSS: até ser feito o pedido de aposentadoria;

• seguro: 1 ano, enquanto estiver em vigor;

• financiamentos e dívidas: até terminar todas as quitações.

Quais outros documentos guardar e por quanto tempo?

Além dos documentos citados acima, é importante que as empresas prestem atenção nos comprovantes e documentos relacionados aos colaboradores. Tudo que estiver relacionado a informações trabalhistas, previdenciárias e folha de pagamento, por exemplo, deve ser guardado por mais de 10 anos. 

Já os documentos que são relacionados ao Fundo de Garantia de Tempo de Serviço - FGTS, como o Guia de recolhimento do FGTS, o Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC) e informações relacionadas à Previdência Social, devem ser guardados por 30 anos pelas empresas. 

Além dos citados acima, há documentos que não precisam ser armazenados por um período tão longo. No entanto, isso não significa que eles devem ser desprezados. Confira abaixo: 

Registros que exigem 5 anos de prazo de armazenamento:

• contribuição previdenciária (GPS);

• contribuição sindical (GRCSU);

• recibo de pagamento de salário, 13o salário, férias e controle de ponto;

• cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);

• relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Documentos que precisam ser guardados por 2 anos são:

• termos de rescisão de contrato de trabalho;

• pedido de demissão;

• aviso prévio.

Qual a melhor forma de guardar esses documentos?

Como vimos até então, as organizações trabalham com muitos papéis diariamente, que se acumulam e dificultam a organização dos processos. Sendo assim, é importante pensar em alternativas para facilitar a rotina. 

A tecnologia está presente em diferentes áreas da vida dos profissionais e dos negócios de maneira geral e, com a organização de documentos, não seria diferente. Ao optar por salvar tudo na nuvem, por meio da digitalização, por exemplo, as empresas conseguem simplificar os processos e agilizar no momento de buscar um documento específico. 

Quais são as vantagens da digitalização para a guarda de documentos?

A digitalização para o armazenamento de documentos proporciona diversas vantagens tanto para os gestores e colaboradores, quanto para os processos da empresa de maneira geral. Entre alguns deles estão:

• Redução de custos: ao analisar quanto é gasto com xerox, envio de documentos via correio e afins, é possível ver como são altos os valores;

• Otimização de tempo: quanto mais uma empresa diminui o consumo de papéis físicos no ambiente corporativo, mais eficiência nos processos ela tem. Na prática, isso significa maior lucro;

• Menos burocracia: saber por quanto tempo armazenar documentos relacionados a pagamento é importante, mas saber como guardá-los é melhor ainda. A digitalização reduz totalmente a burocracia de uma empresa.

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